Capacitação técnica.

Por André Luiz Freitas Guimarães.

“Para termos sucesso na gestão, a secretaria precisa ser coesa e manter o atendimento das demandas da melhor maneira”.

Quando se discute sobre as tarefas desenvolvidas em uma organização, normalmente vem à mente do gestor uma imagem complexa e difícil de lidar. Seja porque, em alguns casos, o gestor desconhece como essas tarefas devem ser desenvolvidas, seja em outros, pelo despreparo da equipe de colaboradores que auxilia esse gestor na realização das tarefas. Para que uma gestão na secretaria consiga lidar com toda essa complexidade na realização das tarefas ele precisa:

 - Saber quais são as tarefas pertinentes a cada função dentro da organização; 

 - Conhecer a prioridade de cada tarefa e verificar se elas estão se sobrepondo a outras;

 - Analisar se há algum profissional realizando a mesma tarefa mais de uma vez (retrabalho); 

 - Identificar se uma mesma tarefa está sendo executada por mais de um profissional (duplicidade do trabalho).

Essa analise das tarefas também ajudará muito na organização correta das equipes de trabalho. A problemática, então, passa a ser a seguinte: como um secretário conseguirá organizar e desempenhar correta e adequadamente as tarefas, se essas não estão claras para todos na organização? Muitas vezes observamos secretários buscando o preparo contínuo, e até correto, para que possam cumprir adequadamente atividades que, no entanto, não foram pensadas e/ou estruturadas da maneira correta.

Precisamos primeiramente pensar em estruturar e atualizar as tarefas que já são ou que ainda serão desenvolvidas pelas equipes. Posteriormente devemos decidir quais pessoas deverão realizá-las, analisando o comportamento, as atitudes e o conhecimento que elas têm a respeito da tarefa a ser realizada. É comum que os secretários organizem seus trabalhos pensando em como se relacionam, mas isso nem sempre é o mais importante.

Para termos sucesso na gestão, a secretaria (pastoral ou de suporte administrativo) precisa ser coesa e manter o atendimento das demandas da melhor maneira. Alguns pontos podem ser identificados como fatores de sucesso:

 - Conheça quais as tarefas que precisam ser realizadas e como elas devem ser realizadas;

 - Saiba quais os resultados serão cobrados por parte da gestão;

 - Possua como referencial um único líder (às vezes os colaboradores recebem ordens de duas ou mais pessoas);

 - Sinta prazer em desenvolver as atividades no ambiente de trabalho em que está inserido;

 - Perceba que sempre é possível aprender algo novo com outros responsáveis pela gestão.

É sempre interessante para o desenvolvimento dos secretários no trabalho que eles também consigam de maneira harmoniosa se relacionar bem com as demais equipes de outras áreas ou setores da organização, no caso as pastorais por exemplo. Infelizmente é comum verificarmos que uma equipe, por exemplo, “não gosta” da outra equipe e, por isso, não se relaciona bem com ela. Isso divide a organização e dificulta enormemente o trabalho que, como dito no início do artigo, já é bastante complexo.

Devemos, enquanto gestores de secretaria, buscar melhorar o clima no ambiente de trabalho por meio da confiança, do respeito, do elogio, do otimismo e da responsabilização pelos erros. Não há ambiente organizacional que sobreviva quando o clima não está favorável. Pode até parecer que tudo isso que foi dito até aqui não seja relevante, mas é vital para o bom andamento da organização. Quando a equipe está satisfeita ela desempenha melhor o seu papel, realiza melhor suas atividades, atende melhor as pessoas que buscam pelo seu serviço, etc.

Seria muito importante que todos os gestores religiosos pensassem estrategicamente, juntamente com seus secretários, como melhorar o desenvolvimento de suas equipes, pois isso traria consequentemente uma melhora significativa nos serviços prestados.