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Como importar dados para o Oves

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Você pode importar dados em qualquer objeto de negócios Oves usando os formatos Excel (.xlsx) ou CSV (.csv): contatos, produtos, extratos bancários, lançamentos de diário e até mesmo pedidos!

Abra a visualização do objeto que deseja preencher e clique em Importar .


Lá você encontra modelos que você pode preencher facilmente com seus próprios dados. Esses modelos podem ser importados com um clique; O mapeamento de dados já está feito.

  • Adicione, remova e classifique as colunas para se ajustarem da melhor forma à sua estrutura de dados.
  • Aconselhamos não remover o ID um (veja o porquê na próxima seção).
  • Defina um ID exclusivo para cada registro arrastando para baixo a sequência de ID.
  • Quando você adiciona uma nova coluna, Oves pode não ser capaz de mapeá-la automaticamente se seu rótulo não couber em nenhum campo no Oves. Não se preocupe! Você pode mapear novas colunas manualmente ao testar a importação. Pesquise a lista para o campo correspondente.


    Em seguida, use o rótulo deste campo em seu arquivo para fazê-lo funcionar diretamente na próxima vez.

Para recriar relacionamentos entre registros diferentes, você deve usar o identificador exclusivo do aplicativo original e mapeá-lo para a coluna ID (ID Externo) no Oves. Ao importar outro registro vinculado ao primeiro, use XXX / ID (XXX / ID externo) para o identificador exclusivo original. Você também pode encontrar esse registro usando seu nome, mas ficará paralisado se pelo menos 2 registros tiverem o mesmo nome.

ID também será usado para atualizar a importação original se você precisar reimportar os dados modificados mais tarde; portanto, é uma boa prática especificá-lo sempre que possível.

O Oves tenta encontrar com alguma heurística, com base nas dez primeiras linhas dos arquivos, o tipo de campo para cada coluna dentro do seu arquivo. Por exemplo, se você tiver uma coluna contendo apenas números, apenas os campos do tipo Inteiro serão exibidos para você escolher. Embora esse comportamento possa ser bom e fácil na maioria dos casos, também é possível que ele dê errado ou que você queira mapear sua coluna para um campo que não é proposto por padrão.

Caso isso aconteça, basta marcar a opção ** Mostrar campos dos campos de relação (avançado) **, você poderá então escolher na lista completa de campos de cada coluna.

O Oves pode detectar automaticamente se uma coluna é uma data e tentará adivinhar o formato de data a partir de um conjunto de formatos de data mais comumente usados. Embora esse processo possa funcionar para muitos formatos de data, alguns formatos de data não serão reconhecidos. Isso pode causar confusão devido às inversões dia-mês; é difícil adivinhar qual parte de um formato de data é o dia e qual parte é o mês em uma data como '01 -03-2016 '.

Para ver qual formato de data o Oves encontrou em seu arquivo, você pode verificar o Formato de data que é mostrado ao clicar em Opções no seletor de arquivo. Se este formato estiver incorreto, você pode alterá-lo a seu gosto usando o ISO 8601 para definir o formato.

Nota

Se estiver importando um arquivo excel (.xls, .xlsx), você pode usar células de data para armazenar datas, pois a exibição de datas no excel é diferente da maneira como é armazenada. Dessa forma, você terá certeza de que o formato da data está correto no Oves, seja qual for o formato de data local.

Se você editar e salvar arquivos CSV em aplicativos de planilha, as configurações regionais do seu computador serão aplicadas para o separador e delimitador. Sugerimos que você use o OpenOffice ou LibreOffice Calc, pois eles permitirão que você modifique todas as três opções (na caixa de diálogo 'Salvar como' ‣ Marque a caixa 'Editar configurações de filtro' ‣ Salvar ).

O Microsoft Excel permitirá que você modifique apenas a codificação ao salvar (na caixa de diálogo 'Salvar como' ‣ clique na lista suspensa 'Ferramentas' ‣ guia Codificação ).

Alguns campos definem um relacionamento com outro objeto. Por exemplo, o país de um contato é um link para um registro do objeto 'País'. Quando você quiser importar tais campos, Oves terá que recriar links entre os diferentes registros. Para ajudá-lo a importar esses campos, Oves fornece três mecanismos. Você deve usar um e apenas um mecanismo por campo que deseja importar.

Por exemplo, para fazer referência ao país de um contato, Oves propõe três campos diferentes para importar:

  • País: o nome ou código do país
  • ID do país / banco de dados: o ID exclusivo do Oves para um registro, definido pela coluna ID postgresql
  • País / ID externo: o ID deste registro referenciado em outro aplicativo (ou o arquivo .XML que o importou)

Para o país Bélgica, você pode usar uma destas 3 maneiras de importar:

  • País: Bélgica
  • ID do país / banco de dados: 21
  • País / ID externo: base.be

De acordo com a sua necessidade, você deve usar uma dessas 3 formas de referenciar registros nas relações. Aqui é quando você deve usar um ou outro, de acordo com sua necessidade:

  • Use Country: Esta é a maneira mais fácil quando seus dados vêm de arquivos CSV que foram criados manualmente.
  • Use Country / Database ID: você raramente deve usar esta notação. É mais usado por desenvolvedores, pois sua principal vantagem é nunca ter conflitos (você pode ter vários registros com o mesmo nome, mas eles sempre têm um ID de banco de dados exclusivo)
  • Usar ID de país / externa: use a ID externa ao importar dados de um aplicativo de terceiros.

Ao usar IDs externos, você pode importar arquivos CSV com a coluna “ID externo” para definir o ID externo de cada registro importado. Então, você poderá fazer uma referência a esse registro com colunas como “Campo / ID externo”. Os dois arquivos CSV a seguir fornecem um exemplo de produtos e suas categorias.

Arquivo CSV para categorias .

Arquivo CSV para produtos .

Se, por exemplo, você tiver duas categorias de produtos com o nome filho “Vendível” (ou seja, “Diversos Produtos / Vendáveis” e “Outros Produtos / Vendáveis”), sua validação é interrompida, mas você ainda pode importar seus dados. No entanto, recomendamos que você não importe os dados porque todos eles estarão vinculados à primeira categoria 'Vendível' encontrada na lista Categoria de produto (“Produtos diversos / vendáveis”). Recomendamos que você modifique um dos valores duplicados ou sua hierarquia de categoria de produto.

No entanto, se você não deseja alterar a configuração das categorias de produtos, recomendamos usar o uso do ID externo para este campo 'Categoria'.

As tags devem ser separadas por vírgula sem espaçamento. Por exemplo, se você quiser que o fiel ou parceiro seja vinculado às tags 'Fabricante' e 'Varejista', você codificará “Fabricante, Varejista” na mesma coluna de seu arquivo CSV.

Arquivo CSV para fabricante, varejista

Se você deseja importar pedidos de atendimentos com várias linhas de pedidos; para cada linha de pedido, você precisa reservar uma linha específica no arquivo CSV. A primeira linha do pedido será importada na mesma linha que as informações relativas ao pedido. Quaisquer linhas adicionais precisarão de uma linha adicional que não contenha nenhuma informação nos campos relativos ao pedido. Como exemplo, aqui está o purchase.order_functional_error_line_cant_adpat.CSVarquivo de algumas citações que você pode importar, com base em dados de demonstração.

Arquivo para algumas citações .

O seguinte arquivo CSV mostra como importar pedidos de compra com suas respectivas linhas de pedido de compra:

Pedidos de compra com suas respectivas linhas de pedido de compra .

O seguinte arquivo CSV mostra como importar clientes e seus respectivos contatos:

Clientes e seus respectivos contatos .

Se você importar um arquivo que contém uma das colunas “ID Externo” ou “ID do Banco de Dados”, os registros que já foram importados serão modificados em vez de serem criados. Isso é muito útil, pois permite que você importe várias vezes o mesmo arquivo CSV ao fazer algumas alterações entre duas importações. O Oves se encarregará de criar ou modificar cada registro, dependendo se é novo ou não.

Este recurso permite que você use a ferramenta Importar / Exportar do Oves para modificar um lote de registros em seu aplicativo de planilha favorito.

Se você não definir todos os campos em seu arquivo CSV, Oves atribuirá o valor padrão para todos os campos não definidos. Mas se você definir campos com valores vazios em seu arquivo CSV, Oves definirá o valor EMPTY no campo, em vez de atribuir o valor padrão.


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