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Procedimentos profissionais na organização e arquivamento da informação
Tome nota dos procedimentos e das informações que auxiliam o profissional na organização e arquivamento da informação

Um ambiente que faz diferença em uma instituição é a secretaria, pois é o espaço que fornece assessoria direta aos dirigentes. A secretaria deve aliviar a carga de trabalho dos responsáveis diretos pelo processo de decisão na instituição, ou seja, ajuda a evitar que os primeiros responsáveis se atormentem pelos problemas de rotina diária do escritório, pois a secretaria deve agir como um facilitador.

A confiança do profissional que trabalha na secretaria dependerá em muito da maneira como ele se comporta no decorrer de sua atuação. Para que o trabalho seja feito com profissionalismo é importante que algumas regras sejam seguidas no dia-a-dia da secretaria. A pontualidade é uma qualidade importante porque leva a uma atuação precisa, rápida e ágil na identificação de possíveis problemas no processo. O espírito de iniciativa qualifica o profissional da secretaria a encontrar melhores formas para melhorar sua atuação. Outra qualidade muito importante é a descrição, pois ao condicionar o comportamento demonstrando controle sobre as situações difíceis, afasta-se de atitudes inconvenientes que podem agravar mais a situação. A organização também faz parte do diferencial de uma secretaria, visto que, o local de trabalho reflete a imagem de quem trabalha nele. Desta maneira, a limpeza e a organização já transmitem uma mensagem de que existe uma primazia pela eficiência dos resultados. Por fim, a boa vontade e o espírito de colaboração devem ser marcas do(a) secretário(a), uma vez que, ser prestativo buscando solucionar problemas ao invés de criá-los instiga a colaboração entres todos os agentes do processo de gestão religiosa.

Atenção redobrada 

Um dos procedimentos que merece muita atenção do profissional que atua como secretário(a) em uma paróquia ou instituição religiosa é o processo de registro das informações. O registro é a ação que antecede a prestação de contas, pois o que será apresentado precisa ser comprovado com um documento que seja digno de veracidade e, para isso, os procedimentos para o registro da informação deve seguir um padrão. Um livro importante para o gestor eclesial é o denominado Livro Tombo, pois para a Igreja Católica, este livro possui um alto valor histórico. É um livro tipicamente canônico e eclesial, pois são lançados neste livro os acontecimentos históricos, os procedimentos administrativos de maior relevância e os fatos mais importantes para a vida da Igreja.

O que define a ação de tombar uma informação consiste no fato, segundo o Dicionário Brasileiro da Língua Portuguesa, de “fazer o tombo de; inventariar; arrolar; registrar”. Desta forma, o Livro Tombo é o mesmo que o Livro de Registro que para Aurélio Buarque de Holanda, Tombo é o “registro de coisas ou fatos relativos a uma especialidade ou uma região”. Este livro não pode ser equiparado com um livro de atas de reuniões, pois é uma fonte de pesquisa para organismos e instituições oficiais e, desta forma, as informações neste livro devem ser aferidas com uma elaboração rigorosa. As anotações devem estar na ordem cronológica, indicando o assunto, o dia, o mês e o ano. O conteúdo deve ser claro, objetivo, sucinto, sem prejuízo do essencial.

O primeiro responsável pelo registro no Livro Tombo é o pároco, que com exclusividade, redigi este livro com seu próprio estilo, escrevendo a vida da comunidade em sua caminhada pastoral. Contudo, a secretária paroquial pode ajudar coletando dados que auxiliem o pároco na confecção do texto que será registrado no Livro Tombo. Um cuidado especial deve ser dado ao local aonde será guardado, pois deve estar no arquivo paroquial sob a responsabilidade do pároco.

Historiadores encontram dificuldades para levantar a história de muitas paróquias e capelas, pois muitos vigários e párocos não se preocupam com as tarefas mais importantes que é a manutenção do Livro de Tombo de sua paróquia. Olhando sobre a perspectiva histórica civil é de responsabilidade do bispo, dos párocos e coordenadores de comunidade conservar e transmitir os documentos históricos da diocese e das comunidades paroquiais às gerações futuras. Não se pode esquecer que é uma exigência disciplinar canônica e não pode ser deixada de lado pelos seus responsáveis.

Deve ser devidamente registrado no Livro Tombo:

  1. Decreto da criação da paróquia com o histórico sobre sua origem, a escritura e registro do terreno limites territoriais;

  2. Nomeação e provisão do pároco, vigários paroquiais ou agentes paroquiais liberados para um trabalho específicos, incluindo sua biografia e período de permanência na função;

  3. Momentos significativos referentes ao funcionamento da secretaria, horários de celebrações e atendimento do pároco;

  4. Atividades significativas das comunidades, capelas ou outros centros culturais ou assistenciais;

  5. Visitas pastorais do bispo ou outras personalidades;

  6. Serviços de pastoral, conselhos de pastoral e econômico, organismos e movimentos organizados na paróquia;

  7. Eventos marcantes na vida da comunidade, seus avanços e retrocessos;

  8. Construções, restaurações, compras e vendas de bens pertencentes à paróquia.

A atenção para as atividades da secretaria é importante para que as informações que são gerenciadas neste espaço possam ser utilizadas com a garantia de que são dignas de veracidade. Desta maneira, deve-se ter um cuidado especial para que o relatado seja fiel ao acontecido, pois em muitos casos os documentos servem como referencial oficial e irão condicionar decisões que podem interferir diretamente na vida das pessoas envolvidas. A secretaria é o espaço aonde as informações devem fluir para todas as demais instancias da paróquia, uma vez que, para maior segurança, sendo a secretaria um local de arquivamento de registro, ali também deve ser o local aonde a informação deve ser apresentada com clareza e objetividade.

Para que a escrita possa ser feita de maneira correta, algumas orientações são importantes, pois favorecem a clareza e a objetividade da informação. Dentre as várias orientações existentes pode-se destacar o uso de frases curtas, o cuidado com a pontuação, a segurança mediante a informação a ser apresentada, evitar a repetição de ideias e o uso de siglas, saber o significado das palavras que estão sendo registradas, desvencilhar-se de emoções no processo de registro e o cuidado de saber o público que poderá fazer uso da informação em registro.

De modo geral, trata-se de assuntos oficiais e com peso documental, a escrita no registro dos diversos livros e documentos da secretaria devem obedecer a regra do português culto e desde 1º de janeiro de 2016 está em vigor o novo acordo ortográfico entre os países que falam o português. Uma vez que começou a ser oficial, as alterações precisam ser incorporadas nos documentos oficiais e as diversas instituições, que atuam nos países que celebraram o acordo, precisam preparar os agentes que serão os responsáveis pelos registros para que as informações sejam compreensíveis e corretas.

Pe. Daniel Aparecido de Campos, SCJ é Graduado em Administração de Empresas, Especialista em Direito e Gestão Educacional (MBA) pela Escola Paulista de Direito – EPD. Sacerdote Religioso da Congregação dos Padres do Sagrado Coração de Jesus.

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