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Organize com atenção os documentos e arquivos que diariamente são consultados na secretaria
Mesmo com os procedimentos tecnológicos, muitos documentos (físicos) precisam continuar sendo arquivados, inclusive por uma questão legal
17 junho, 2021 por
Organize com atenção os documentos e arquivos que diariamente são consultados na secretaria
Micheli Ferreira
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A gestão de documentos, durante muito tempo, não foi percebida como algo importante e necessário dentro das organizações. Ela sempre foi entendida, por parte dos gestores, e principalmente por parte dos colaboradores, como algo penoso e complexo de se realizar. Havia uma percepção de que “não adiantava arrumar” porque alguém sempre “bagunçava”, e isso permeou as ações dos profissionais que acreditavam que não era necessário organizar o que quer que fosse. Infelizmente essa percepção equivocada conduzia o trabalho de muitos a uma lentidão sempre que era necessário “procurar” por algum documento. Em alguns casos, inclusive, era necessário refazer o trabalho, pois não se tinha ideia de onde ele estava.

Talvez muitos de nós já tenhamos passado por isso em nossas paróquias ou em algum outro espaço religioso. A percepção de que não adiantava arrumar (ou organizar) infelizmente estendeu-se por todas as organizações, inclusive as religiosas. Mas isso vem mudando nos últimos anos. Os gestores paroquiais perceberam, assim como nas demais organizações, de que deixar tudo organizado, além de facilitar o trabalho, proporciona um atendimento melhor aos fiéis e aos outros setores internos da própria instituição e, nesse sentido, estamos falando de resposta mais rápida às necessidades ou demandas desses outros setores ou áreas.

Organize sua gestão

Atualmente a situação tem-se invertido e há uma necessidade maior de organizar a gestão. Com a entrada das tecnologias e das exigências em não se perder prazos, os processos administrativos precisaram ser repensados e a palavra de ordem nesse momento é “organizar” todas as coisas. E por conta dessa urgência, mesmo que para muitos ainda continue penoso, já é possível verificar uma mudança por conta da percepção de que, lá na frente, tudo fica mais fácil.

Devemos levar em consideração, ainda, de que o uso de algumas tecnologias, que muitas vezes estão acessíveis em nosso dia a dia, auxiliam nesse processo de organização. Fala-se muito da ‘Gestão Eletrônica de Documentos’ que pode ser realizada por meio de sistemas específicos de controle (softwares). Mas você já pensou em organizar uma planilha de controle no próprio Excel? Essa ferramenta talvez esteja disponível para os gestores paroquiais e de forma não muito sofisticada pode-se estabelecer um controle para entrada e saída de documentos ou ainda para um eficiente modelo de arquivo desses papéis. Não existe uma regra estabelecida para o uso dessa ou daquela ferramenta na função organizar dentro da igreja.

O importante é o gestor perceber essa necessidade e verificar algumas dicas de como fazer isso conforme destacado:

  1. Mesmo com os procedimentos tecnológicos, muitos documentos (físicos) precisam continuar sendo arquivados, inclusive por uma questão legal. Então, é importante que esses documentos sejam separados por assunto e arquivados em um local que, além de seguro, seja de fácil acesso para quem precisar consultá-los;

  2. É importante utilizar um padrão de arquivamento, ou seja, estabelecer o que precisa ser arquivado fisicamente, o que pode ser arquivado digitalmente e o que não precisa ser arquivado, como por exemplo, cópias de documentos originais que já foram arquivados;

  3. Há necessidade de gerenciar arquivos antigos, que conforme a legislação já podem ser descartados. Para isso, é importante sempre consultar um profissional especializado, para que o gestor não cometa erros em desprezar documentos que ainda têm validade legal;

  4. Em alguns casos deve-se observar a possibilidade de digitalização de documentos. Sim, existe a possibilidade, para alguns documentos, de serem arquivados digitalmente no espaço virtual conhecido por “nuvem”. Isso diminui a necessidade de espaços físicos para o armazenamento desses papéis e existem, caso necessário, empresas especializadas em realizar esses processos e auxiliar na gestão deles;

  5. Todas as pessoas que estão envolvidas nas atividades realizadas em determinada área ou setor, precisam compreender a necessidade dessa gestão organizada e, mais do que isso, precisam perceber as facilidades que essa gestão poderá causar no dia a dia de suas atividades;

  6. Para os arquivos digitais é necessário adotar alguns cuidados: realizar cópias de segurança (backups) frequentemente, definir quais serão os profissionais que terão acesso a essas cópias de segurança (estabelecendo logins e senhas) e nomear corretamente os arquivos para que o acesso seja rápido e eficaz.

A procrastinação dos processos

É imprescindível o gestor ter em mente que mesmo que no passado a organização da sua igreja não tenha acontecido da maneira mais correta, é sempre momento de começar. Não podemos mais procrastinar esse processo que é tão importante e necessário em nossos ambientes gerenciais.

André Luiz Freitas Guimarães é mestre em Gestão e Desenvolvimento Regional, especialista em Marketing e Comércio Exterior e bacharel em Administração.

 

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17 junho, 2021
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