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Que tal um pouco mais de organização?
Planejamento, divisão de tarefas e foco evitam desperdício de tempo e são aliados da produtividade
16 dezembro, 2021 por
Que tal um pouco mais de organização?
Micheli Ferreira - Promocat
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Organização e produtividade parecem ser as grandes virtudes do século XXI, quanto mais organizado e produtivo, melhor é o profissional. A tecnologia contribuiu muito para que a produtividade se tornasse um grande diferencial. De fato, existem excelentes ferramentas que nos auxiliam na organização das tarefas, de forma cada vez mais eficiente e em menor tempo. Nas obras de Deus, é verdade, podemos contar com a divina providência, que nos impulsiona de forma extraordinária. Mas, mesmo otimistas e fiéis, não podemos deixar de lado a parte que nos cabe: aplicar os meios humanos sem preguiça ou desânimo. Se você, bom leitor, é pároco, coordenador de pastoral, secretário paroquial ou ocupa algum dos cargos da paróquia, ou até mesmo da família e do emprego, que tal um pouco mais de organização nas suas obras?

As pessoas dificilmente têm plena consciência de quantos projetos desenvolvem no dia a dia. Alguns dos grandes nomes do empreendedorismo costumam minimizar o esforço em tarefas cotidianas para guardar energia para os grandes desafios. Por exemplo, limitar as escolhas de roupas (sempre calça jeans e camiseta cinza) ou almoçar sempre no mesmo restaurante, sentar-se na mesma mesa e pedir o mesmo prato, são exemplos de escolhas que diariamente exigem esforço sem que você perceba. Claro, não são todos que têm o privilégio de um guarda-roupa repleto de roupas iguais ou de almoçar todos os dias no mesmo restaurante, mas a ideia é perceber que o planejamento não é restrito, por exemplo, à organização dos quarenta dias de celebrações da Quaresma; a organização das roupas e o planejamento das refeições são projetos que exigem organização e esforço.

Organização no cotidiano

Então, antes de tudo, é preciso estar consciente de tudo do seu cotidiano que exige organização. Saiba com clareza quais projetos são mais importantes e mais urgentes, conheça bem os prazos, o esforço necessário e os possíveis problemas que possam surgir. Do contrário, você pode se sentir improdutivo e – eventualmente – se frustrar. Sabe aquela sensação de cansaço enquanto parece que nada do que deveria ter sido feito foi realmente feito? Pois é, pode ser que você tenha cumprido diversas tarefas sem nem mesmo perceber e aquelas que realmente importavam foram sendo prorrogadas (para não dizer que você procrastinou). Uma boa organização começa por saber o que, quando e onde as tarefas precisam ser cumpridas. Evite assumir mais tarefas do que pode realizar porque não sabe quantas tarefas já tem. Quando Jesus disse “não deixes tua mão esquerda saber o que a direita faz” (Mt 6, 3), não era de organização que Ele estava falando. Na organização de suas tarefas, que cada mão saiba bem o que o outra tem que fazer.

Mantenha o foco

Agora que você já tem organizadas todas as suas tarefas é preciso evitar distrações e melhorar o foco. Não é segredo que as redes sociais atualmente representam o maior problema de distrações e perda de foco, aliás, elas são desenvolvidas para isso mesmo: para que você passe o máximo de tempo possível “arrastando para cima”, sem perceber quanto tempo passou. Por outro lado, muitas das atividades das paróquias estão relacionadas com a divulgação nas redes sociais. Em um artigo do The New York Times intitulado “Produtividade não se trata de gerenciamento de tempo. É sobre gerenciamento de atenção” (em tradução direta), o autor dá uma dica: só acesse as redes sociais quando você souber exatamente o que irá fazer. Essa dica te direciona ao acesso somente para compartilhar material ou conferir um conteúdo específico, evitando ficar arrastando a tela. É a mesma lógica de entrar em uma loja e ir direto ao produto que te interessa, sem se deixar distrair por promoções, ofertas ou novos produtos. Isso é foco.

Saiba por onde começar

Aliás, falando no artigo do The New York Times, eu tenho percebido que absorvo os conteúdos de forma muito mais eficiente quanto estão em inglês, porque meu nível de entendimento não é o que se pode chamar de fluente, então a leitura exige maior concentração e, consequentemente, eu leio com mais atenção. Nas mais diversas tarefas o raciocínio é o mesmo, quanto mais atenção você dedica, mais eficiente é o trabalho e menos tempo é gasto. Mario Sergio Cortella, ao falar sobre moral e princípios éticos, chegou à conclusão de que “Há coisas que eu quero, mas não devo. Há coisas que eu devo, mas não posso. Há coisas que eu posso, mas não quero”. Para falar de produtividade eu acrescento que há coisas que eu devo, mas não quero. Nossa eficiência tende a cair muito quando nós não gostamos da tarefa que deve ser realizada, especialmente se envolve algum trabalho criativo. A dica, para esses casos, é do mesmo artigo do jornal novaiorquino: organize suas tarefas de forma a começar por uma moderadamente enfadonha para depois realizar a tarefa chata e, aquela que você está entusiasmado para cumprir, que seja recompensa de cumprir as anteriores.

Divida as responsabilidades

Pronto, assim você conseguirá realizar todas as tarefas, cumprir todos os compromissos e organizar todos os eventos da paróquia de forma majestosa... bem, acho que não. Organizar as celebrações (e celebrá-las), atender os fiéis, cuidar das obrigações da paróquia, auxiliar nas atividades das pastorais, atentar-se aos eventos do calendário litúrgico, entre tantas outras reponsabilidades, não são tarefas para uma pessoa só. John D. Cook é um consultor que atende empresas como a Amazon, a Google e a Microsoft e propõe uma reflexão matemática: “O que acontece quando você adiciona um novo caixa?”. Pense em um pequeno banco que tenha apenas um atendente de caixa. Os clientes demoram em média 10 minutos para serem atendidos e chegam a uma taxa de 10,3 por minutos. Qual será o tempo de espera previsto? É preciso considerar que os clientes chegam de forma aleatória e, com apenas um atendente de caixa, o tempo de espera pode ser de quase cinco horas. Mas, se você adicionar um segundo caixa, o tempo médio de espera não será apenas reduzido pela metade; e sim reduzido para cerca de 3 minutos. Em outras palavras, incluir mais uma pessoa para realizar as tarefas não significa que o tempo para as cumprir se reduzirá pela metade. Diferente disso, há um aproveitamento muito maior, tanto em organização quanto em eficiência, especialmente se considerarmos um fator natural: o cansaço.

A produtividade e o cansaço têm uma relação muito perigosa. Quanto menos organizado você estiver, menos você produz, o que aumenta a desorganização e você produz menos ainda. A desorganização das tarefas pode levar ao estresse e a ansiedade, que dificultam a tomada de decisões. Com decisões ruins, surgem mais problemas, que exigem mais esforço, demandam mais tempo e tornam as tarefas menos eficientes. Provavelmente você se identifica com aquela situação na qual você tem tantas tarefas a cumprir que não sabe por qual começar e, então, você não começa nenhuma. Para evitar essa situação, tenha sempre uma boa organização, atente-se ao tempo necessário para cumprir cada tarefa e delegue o que for possível. Não é tão fácil na prática, porque imprevistos sempre irão surgir, mas, então, lembre-se do impulso extraordinário que vem de Deus.

Evite desperdício de tempo

E as últimas dicas são sobre o planejamento. Prefira um calendário no qual você possa visualizar ao menos três meses em conjunto (o atual, o anterior e o próximo), porque isso ajuda bastante na previsão dos eventos futuros e que precisam ser pensados com maior antecedência. Organize os eventos, ao menos, por uma breve descrição, com os objetivos, as datas, as etapas e os responsáveis. Evite autorizar projetos não planejados: aquele “claro, pode fazer” dito nos corredores. O melhor é reunir-se antes de autorizar o início dos projetos para que o planejamento seja eficaz, evitando que uma reunião em outro momento revele que o projeto é inviável, concluindo pelo desperdício de tempo e esforço dos envolvidos.

Nas palavras de São Josemaría Escrivá: “Trabalho... há. – Os instrumentos não podem estar enferrujados. – Normas há também para evitar o mofo e a ferrugem. – Basta pô-las em prática”. Ao praticar as obras do nosso apostolado não podemos subestimar os meios humanos que denotam nossa dedicação e disciplina. Que a desorganização e a improdutividade não sejam mofo e ferrugem em nossas paróquias. A messe é grande, mas os operários são poucos (Lc 10, 2), por isso, organizados, produtivos e confiantes na providência divina, faremos belas obras em nome de Deus. Que assim seja!

REFERÊNCIAS

BÍBLIA SAGRADA. Tradução da CNBB, 18 ed. Editora Canção Nova.

COOK, John D. What happens when you add a new teller?. John D. Cook Consulting, 21 out. 2008.

ESCRIVÁ DE BALAGUER, Josemaría. Caminho – 9ª ed. – São Paulo: Quadrante. 1999.

GRANT, Adam. Productivity Isn’t About Time Management. It’s About Attention Management. The New York Times, 28 mar. 2019.

Luis Gustavo Conde é Catequista atuante na evangelização de jovens e adultos; palestrante focado na doutrina cristã; advogado, tecnólogo e professor.

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Micheli Ferreira - Promocat
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