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Tenha como critérios práticos e funcionais a organização cuidadosa de seu espaço de trabalho
Organizar documentos, espaços e atividades é vital para que a paróquia funcione de maneira correta e adequada
17 junho, 2021 por
Tenha como critérios práticos e funcionais a organização cuidadosa de seu espaço de trabalho
Micheli Ferreira
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É muito importante lembrar que, em um ambiente religioso, a busca por organização precisa acontecer com frequência. A percepção de que alguma coisa não está dando certo por conta de uma provável desorganização, é o sinal que precisamos, enquanto gestores, para começar um processo de correção e, naturalmente, de organização dos procedimentos que estamos adotando e tarefas que estamos realizando.

Sabemos o quanto é desagradável, quando estamos em nossa casa, e precisamos de alguma coisa que não localizamos. Perdemos um tempo bem grande procurando por algo que não encontramos. Por vezes, e em função de alguma desorganização, atrasamos para algum compromisso, perdemos o prazo para o pagamento de um boleto ou de uma conta, não conseguimos entregar um serviço que tínhamos prazo para cumprir, deixamos as pessoas esperando por alguma resposta ou retorno nosso, enfim, deixamos de ser eficazes e/ou eficientes por conta de nossa própria desorganização.

No ambiente paroquial não é diferente. Por conta da desorganização que com o tempo vai se estabelecendo no ambiente de trabalho, deixamos de atender a comunidade da maneira como ela deveria ou gostaria de ser atendida. Não conseguimos realizar todas as atividades que estão previstas para determinado período do dia ou do mês, ou ainda, perdemos muito tempo procurando um documento que deveria estar arquivado corretamente.

A organização

A questão é que normalmente precisamos de um tempo para organizarmos tudo, e por vezes esse tempo nos falta justamente porque como a desorganização já está instalada no local de trabalho, não conseguimos organizar o restante. A questão, embora negativa, é fácil de entender: como não organizamos as coisas antes, não conseguimos organizar as coisas agora, pois nos falta tempo; e certamente como não conseguimos organizar as coisas agora, continuaremos com dificuldade de organizar no futuro, pois estaremos sempre sem tempo e em meio a bagunça. Precisamos romper com esse ciclo em nossas secretarias. Organizar documentos, espaços e atividades é vital para que a secretaria funcione de maneira correta e adequada.

Infelizmente não existe uma receita para que essa organização aconteça, mas uma coisa é muito importante e talvez seja o primeiro passo: assumir que a secretaria está bagunçada e que precisa que tudo fique no seu devido lugar. É muito difícil para o gestor ou para as pessoas que trabalham com ele assumir essa responsabilidade, mas com certeza é o começo para que um novo caminho, por vezes extenso e talvez delicado, seja trilhado.

Nesse sentido, vale destacar alguns aspectos que ajudam o gestor a perceber que as coisas não estão caminhando muito bem na secretaria:

  • Atrasos na entrega de algum serviço para a comunidade ou para o pároco/padre;

  • Conflitos entre a equipe de trabalho;

  • Reclamações ou insatisfações por parte da comunidade/fiéis para com algum serviço que foi mal prestado ou “não” foi prestado;

  • Reuniões que tem a intenção de melhorar a organização e o planejamento das ações mas que efetivamente não “saem do papel”;

  • Aumento dos gastos (despesas) com rotinas e procedimentos desnecessários.

Depois desse primeiro passo, ou seja, assumir que algo não está caminhando bem, o gestor precisa estabelecer melhorias no processo de organização e implementá-las para alcançar melhores resultados e talvez algumas das dicas abaixo possam colaborar nesse sentido:

1. Compreender e implementar a “gestão de processos”

Inicialmente tanto gestor quanto secretário precisa entender claramente que um processo é a realização de alguma atividade de maneira contínua e prolongada. Dessa forma, a gestão de processos passa a ser os métodos e as ferramentas que farão o monitoramento dessas atividades visando a melhoria contínua. É necessário identificar os pontos que podem melhorar em qualquer um dos processos da secretaria e como eles podem gerar melhores resultados.

2. Controlar as despesas e as receitas

O controle dos gastos e da arrecadação pode contribuir para um equilíbrio das contas da paróquia e auxiliar na sua organização. Por vezes as atividades da Igreja até já estão sendo cuidadas por meio da gestão de processos, mas as contas não. Cabe nesse item atentar para que os registros sejam todos realizados, tanto de entrada como de saída de recursos financeiros. Esse procedimento colabora para uma boa organização financeira.

3. Verificar como está acontecendo a comunicação entre a equipe

É comum em algumas instituições percebemos que a gestão dos processos esteja caminhando bem, ou seja, sendo bem realizada, e até que o controle das contas esteja correto, mas que a comunicação entre os membros da equipe esteja muito ruim. É muito difícil conseguirmos uma boa organização da secretaria se a comunicação entre líderes, gestores e equipe não está acontecendo da maneira correta.

André Luiz Freitas Guimarães é Mestre em Gestão e Desenvolvimento Regional. Especialista em Marketing e Comércio Exterior. Docente na Faculdade Dehoniana e Universidade de Taubaté. Contato: andrelfgui@gmail.com

 

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Micheli Ferreira
17 junho, 2021
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