Aprenda algumas posturas corretas sobre o relacionamento virtual
POR PROFª. MARGARETH BIANCHINI
Recebi um e-mail na semana passada que era mais ou menos assim: “Você já tem a situação do acordo dos funcionários do Sr. Antônio? Eles aceitaram a proposta?” Eu não estava entendendo nada, mas depois percebi que se tratava de uma advogada querendo saber sobre acordos trabalhistas.
Respondi a ela que deveria haver algum engano, pois não sabia do que se tratava. Logo veio a resposta, com um NÃO textual! “É com você, sim! É sobre o acordo….” Aí, fiquei ‘irritada’, pois estava tentando ser cortês em meio a um momento em que me dedicava a escrever um livro, mas cada vez que ouvia aquele barulhinho típico do computador, avisando de chegada de uma mensagem, eu me desconcentrava. Quem trabalha com informação sabe disso.
O e-mail nos causa uma sensação de curiosidade impulsiva, desconcentra, confunde e a cada e-mail aberto, temos de tomar uma atitude. O que temos de fazer é aprender a lidar com essa nova ferramenta de comunicação, caso contrário teremos de fazer um curso sobre administração do tempo, e haja tempo para isso!
Só depois da minha resposta é que a advogada pediu desculpas e explicou que realmente se confundiu com a lista de contatos dela. As pessoas acham que ter etiqueta é somente saber se comportar à mesa ou socialmente. Mas a etiqueta permeia muito mais coisas.
A tecnologia a nosso serviço
O e-mail é uma das mais brilhantes manifestações da nova tecnologia e da comunicação. Podemos nos comunicar a qualquer momento, de onde estivermos e sem custos adicionais, com muito mais velocidade na comunicação e seu uso, pelo fato de ser um recurso de interação, também exige algumas normas de etiqueta, especialmente no ambiente corporativo.
O fato é que tudo isso ainda é muito novo e a etiqueta no mundo eletrônico ainda está em desenvolvimento. O próprio termo “netiqueta” para a etiqueta on-line é só um dos exemplos dessa abordagem irreverente do que é a conduta adequada no cyber espaço.
Duas formas básicas de comunicação eletrônica entre as empresas e que podem ser aplicadas no ambiente das secretarias paroquiais, via e-mail:
1ª. Interna: onde existem redes particulares que interligam os computadores dentro da instituição, inclusive com localizações geográficas distantes;
2ª. Os sistemas públicos operados por provedores.
Observe a evolução
Para a empresa ou qualquer instituição, seja religiosa ou leiga, mais precisamente a secretaria paroquial, o e-mail é um meio eficiente de comunicação e de contenção de custos, uma vez que ele eliminou para sempre a necessidade de memorando impressos; facilita o intercâmbio de arquivos de computador; permite que colaboradores e fornecedores participem dos projetos como se estivessem bem próximos, e o mais importante, acelera a comunicação e é justamente nesse item que existe um lapso no comportamento das pessoas, entre agilidade e esperteza.
Mas sua operação deve ser permeada de uma postura correta, para que o recurso não perca o valor intrínseco e a credibilidade. Por isso, tome nota de algumas ações necessárias para não ser surpreendido (a) por eventuais equívocos:
1. Não banalize a mensagem eletrônica;
2. Verifique se o destinatário é a pessoa para a qual você deseja encaminhar aquela informação;
3. Confira se o corpo do texto não contém rasuras ou restos de mensagens anteriores, por vezes até com comentários desnecessários.
Esses são alguns dos procedimentos, inclusive de confidencialidade.
O fato de um profissional ter encaminhado um e-mail, cujo assunto diz respeito a um grande problema, mas se a pessoa que recebeu a mensagem não tiver a atitude ao abri-lo, ou seja, não vir naquele item um componente importante, pode haver consequências e impacto nos processos e até nos assuntos onde essas pessoas estão envolvidas, ao invés de utilizar a maravilhosa ferramenta de comunicação – e-mail – a favor da agilidade de sua secretaria paroquial, fazendo dessa ferramenta um diferencial competitivo.
Sugestão
Enviar e-mail exige critério e responsabilidade. Deve ser usado pontualmente e mais, não quer dizer “liguei o botão do: o problema agora é seu…” Que tal telefonar, se for pertinente, e comunicar que passou um e-mail com o assunto “x” e que deve ser lido com agilidade? Ou avisar a secretaria que encaminhou um e-mail que precisa ser lido com urgência. Existem várias formas de você colaborar com o bom andamento da comunicação, basta você colaborar, pois o meio eletrônico é um serviço fundamental para nossos dias, pois foi feito para ajudar as pessoas.
Margareth Bianchini é Mestre em Ciências da Comunicação pela ECA/USP. Doutoranda da Florida Christhian University. Diretora da MBianchini Assessoria Empresarial que desenvolve e apresenta palestras e treinamentos nas áreas de Gestão de Pessoas. Professora de cursos de pós-graduação em diversas Instituições – USP, Franklin Covey, Instituto Chiavenato. Autora de vários livros, como: “Liderança – Uma questão de Competência” e “Liderança e Criatividade em Negócios”.
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